Menu

Kapaciteten er vigtig

Ved valg af mailsystemer er det nødvendigt at tænke over mere end blot funktionalitet og brugervenlighed. De mailservere, der opererer hele herligheden, har naturligvis visse begrænsninger i forhold til plads og kapacitet.

Som noget af det første skal du overveje, hvor mange mennesker du forventer der kommer til at anvend1e mailsystemet. Snakker vi blot en håndfuld brugere i et lokalt firma eller 500 mennesker i en større organisation? Skal der anvendes visitkort? Hvor meget information skal de indeholde? Er det blot navn og titel eller en mere detaljeret beskrivelse, såsom profilbillede, information om den rolle som hver enkelt person har, hvilken afdeling de hører under, hvem de arbejder sammen med, hvem de rapporterer til, hvem de har ansat under dem med mere?

Hvilken type kommunikation skal systemet anvendes til, både internt såvel som eksternt. Er der udelukkende tale om, at der skal sendes mail med tekstindhold eller vil der skulle vedhæftes filer? I så fald i hvilken størrelsesorden er disse filer? Hvor mange MB skal det være muligt at sende eller modtage i en enkelt mail?

For hver individuel mailadresse, der oprettes, uanset om den er personlig eller delt mellem flere ansatte, skal der oprettes en mailfil på serveren. Her skal man overveje, hvor meget plads hver enkelt mailfil må opbruge på serveren. Det kan også være en mulighed at arrangere en funktion til arkivering af gamle emails på en separat server, men samtidig sikre, at der foretages backup af denne i en specifik årrække enten efter firmaets politik, eller gældende lovgivning om lagring af ekstern kommunikation, såfremt en sådan eksisterer.

Hvordan skal det være muligt at tilgå mailserveren? Er det kun via software installeret på hver enkel computer, eller skal det være muligt at logge på via mobiltelefoner, webbrowsere og lignende? Der er meget at tage stilling til, og det er vigtigt, at du tænker over fordele og ulemper, inden du sætter underskriften på det system, der er det helt rigtige for din virksomhed.

It's only fair to share...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn